5 правил e-mail этикета

Правила деловой переписки по электронной почте должен знать каждый. Ведь когда речь идет об интернет-общении с бизнес партнерами, например, складывается первое впечатление именно из ваших писем. Рассказываем 5 основных правил деловой переписки.

Настройте подпись

В подписи к вашему письму  должно быть ваше полное имя и фамилия, Контакты, место работы и должность. Очень важно также настроить подпись на вашем мобильном устройстве, чтобы информировать получателя, что данное письмо пришло с мобильного девайса. Это отличный способ извиниться за краткость ответа, грамматические ошибки и возможные опечатки без упоминания об этом в теле письма. Достаточно просто указать «Сообщение отправлено с мобильной почты»

 

 

Пишите короткие структурированные письма

Письмо необходимо сделать настолько коротким – насколько это возможно. Используйте тезисы, булеты, чтобы ваш собеседник потратил минимальное количество времени на прочтение и уловил суть.

 

Создайте автоматизированные сообщения на случай вашего длительного отсутствия на работе

 

Если выбудете отсутствовать на рабочем месте пару-тройку дней, то создайте короткий автоматизированный ответ тем, кто вам пишет, сообщив о том, когда вы сможете приступить к своим обязанностям. По возможности, пусть это сообщение умещается в теме самого письма.

 

 

 

 Не следует отправлять много приложений к одному письму

Варианта два: или что-то важное потеряется, или собеседник попросту сам что-то упустит. Также такие сообщения засоряют электронный ящик, долго открываются, и могут оказаться причиной раздражительного настроения вашего получателя. Для тяжеловесных документов используйте файлообменники - экономьте время.

 

Не все можно решить по почте

Дабы избежать дезинформации, завести серьезный деловой разговор или решить проблему используйте другие средства коммуникации. Телефонный разговор, скайп или личная встреча в конце концов поможет лучше узнать и понять человека.  Это тоже часть e-mail этикета. Не следует перегружать собеседника сложными письменными разговорами.

Популярное