Бизнес-тренер компании BogushTime Юлия Бойко, мама двоих очаровательных дочек, поделилась своим опытом и знаниями, как правильно планировать свое время, чтобы его хватало и на семью и на карьеру. А также наш эксперт рассказала, как ставить и добавиться глобальных целей, и какие техники лучше всего использовать при планировании задач.

Как правильно все спланировать и выполнить дела, если ребенок все время отвлекает? Возможно ли вообще совмещать работу и уход за годовалым малышом без ущерба обоим.

Возможно. Все зависит от того, каким видом деятельности занимается мама, и какой возраст у ребенка. Важно понимать, что универсальных рецептов нет, однако определенные основы все же выделить можно. В моем случае деятельность делится на два основных процесса: работа за компьютером дома (написание статей, продвижение в соцсетях, создание презентаций, работа со слайдами, разработка семинаров и тренингов, работа с почтой) и работа вне дома с аудиторией (проведение семинаров и тренингов, выступления на ТВ и радио, участие в конференциях, поездки в офис и командировки). Оба эти процесса организуются по-разному. В случае с работой дома одновременно с тем, когда ребенок ничем не занят, поработать вряд ли получится.

Потому основные рецепты от меня:

• организовать работу во время дневного сна малыша. Для этого не нужно гулять с коляской по улице, а лучше поставить люльку с ребенком на балкон, приоткрыть окна, в зависимости от погоды, и поставить радионяню.
• Занять ребенка какой-то игрой или процессом, в котором он может проявляться самостоятельно. Мне в этом еще и старшая дочь помогала, играя с младшей.
• Обеспечьте себя полноценным отдыхом. Если вы не будете высыпаться, ни о какой работе не будет идти речи – хватило бы сил хотя бы на семью. Нет универсальных рекомендаций о том, спать ли с ребенком, или укладывать  его в отдельную кроватку. Выберите тот способ, который помогает и вам отдохнуть и лишает ребенка стресса. Для меня это было – кормление грудью ночью и совместный сон. Так я отдыхала максимально и малышка чувствовала себя спокойно.
• Учитывайте биологические ритмы ваших детей, проанализируйте, выведите закономерности и используйте их для создания личного пространства. Например, у одной из моих клиенток в 21:00 в доме уже тишина и спокойствие. Это правило выполняется неукоснительно и она стабильно имеет 3 часа для работы вечером.
• И главное: перестаньте слушать мнение окружающих о том, что правильно, а что неправильно, и поступайте согласно внутренним ощущениям. Чем более спокойна мама – тем меньше проблем у младенца.

Если же говорить о работе вне дома, то тут конечно без подстраховки и помощи не обойтись. В моем случае лучшим помощником была бабушка, но при необходимости, у меня была бы и няня. А также, зачастую с детьми подстраховывает и муж. За что ему огромнейшая благодарность.

Как научиться понимать, на что следует тратить время, а что лишнее? Чтобы не распыляться на ненужные дела.

Приоритеты всегда расставляются на основании целей, потому, когда вы смотрите на свой перечень дел на день, оценивайте их с точки зрения того, как они приближают вас к цели. Например, если основными для меня являются отношения в семье, самореализация каждого из моих близких, здоровье и собственный личностный и профессиональный рост, то я, пожалуй, выброшу из своего списка дел все то, что оттягивает мое внимание от основных целей.

• Например, чрезмерная стерильность в доме детям не только не нужна, но и может быть для них вредной, так как мешает формированию собственного иммунитета.
• Не вижу необходимости в том, чтобы гладить постельное и детское белье, если гораздо рациональнее просто ровно его развешивать для сушки и ровно складывать по завершению. Экономит и силы и время.
• Зачем наряжать годовалого малыша в светлую, новую одежду на прогулку, а потом «пилить» его за пятна, «держать на коротком поводке» и не разрешать свободно исследовать этот мир, ползая на коленях и играя с песком, если можно одеть на него что-то менее ценное и при этом самой отдохнуть и расслабиться.
• Или зачем ломать голову и придумывать для ребенка новые игры, играть в которые тебе самой не очень то и хочется, если его можно привлечь к твоим ежедневным домашним хлопотам, как помощника, при этом занимаясь его развитием. Превратив бытовой процесс в игру, можно «одним махом убить нескольких зайцев»: готовить еду, убирать, мыть посуду вместе с ребенком хоть и немного дольше, чем самой, но зато это ваше качественное совместное время и отличный фундамент для будущего.

Как достичь больших целей? Как правильно это спланировать, продумать и разработать.

Важно понимать, что планы созданы для того, чтобы меняться. Основной характеристикой плана является гибкость. Из-за непонимания сути планирования у многих людей с этой областью связано много негатива и поражений. Запомните одну истину: нет никакого смысла работать на план, и следовать ему, если он перестал вести вас к цели. И если вы вчера создали идеальный план достижения цели, а сегодня обстоятельства изменились – ну и пусть. Нет смысла горевать по этому поводу. Все что нужно сделать – это откорректировать план согласно новым условиям, но фокус при этом все время нужно держать на цели.

Читайте также: 5 истин тайм-менеджмента для мамы

Если говорить о глобальном планировании, то важно учитывать, что его придется корректировать так же, как планы на месяц или на день. Потому как изменения в нашем мире происходят так быстро, что угнаться за ними порою просто невозможно. Потому важно понимать, каким является твой основной вектор, а детали всегда можно откорректировать, учитывая внешнюю обстановку.

Для начала нужно просто сесть и помечтать. Выписать на лист бумаги все свои «хочу» и при этом ни в чем себя не ограничивать. С этим листом с желаниями нужно будет контактировать все время – регулярно пересматривать, корректировать, удалять неактуальные желания и добавлять новые. Именно так вы сможете отсеять «свои» желания от навязанных. Ваши истинные желания вы ни с чем не перепутаете по одному признаку – даже через месяц-два, полгода-год они также будут вызывать у вас трепет при прочитывании, а вот навязанные «цеплять» перестанут со временем.

Затем из всего списка нужно выбрать ключевые, приоритетные, от решения которых зависит реализация остальных. Определить для них детали и проставить сроки. Так вы переведете ваши желания в категорию целей. После чего разместите ваши цели на матрицу: по горизонтали у которой будут годы на 5-10 лет вперед, а по вертикали основные ваши жизненные сферы (работа, семья, здоровье, хобби и т.д.). На пересечении года и сферы проставьте ваши цели – где бы вы хотели, чтобы это уже было реализовано.

Сделав эту часть работы, вы увидите много интересных взаимосвязей между вашими целями из разных сфер жизни. Где-то заметите, как реализация одной цели способствует реализации ряда других целей, а где-то наоборот – достижение одной оттягивает вторую.

Следующий этап – это создание такой же матрицы, но на ближайший  год, где по горизонтали будут уже не годы, а 12 месяцев текущего года. В этой матрице нужно будет разместить промежуточные результаты, которые нужно будет создать в текущем году, дабы приблизиться к целям долгосрочным.

И в завершение: важно понимать, что планируя каждый новый месяц, в течение года, вам все время нужно будет держать фокус на ваших долгосрочных перспективах, чтобы всегда, выполняя тактические действия, фокус держать на стратегических целях.

Имеет ли смысл составление списков и фиксация проделанного в управлении временем?

Да, да, и еще раз да. Составление списков задач помогает:

• разгрузить голову,
• получить дополнительный ресурс энергии на действия,
• увидеть картинку в целом и корректно оценить приоритетность и срочность задач,
• отслеживать продвижение и держать фокус на главном,
• не распыляться в течение дня,
• иметь меньше форс-мажоров из-за того, что что-то «забыл»,
• список можно продолжать еще долго…

Фиксация проделанного позволяет:

• давать себе подтверждение за выполненные задачи,
• повышать мотивацию,
• анализировать ошибки,
• корректировать свои действия на будущее, дабы не совершать одни и те же ошибки дважды,
• выявлять закономерности и использовать эти данные в будущем для улучшения деятельности,
• сверять курс прожитого дня с долгосрочным глобальным курсом,

Как структурировать много разных процессов и новую информацию, которую не успеваешь обрабатывать?

Различных техник существует много, но основными являются два тезиса:

1. Записывать и фиксировать в течение дня свои идеи и мысли.

2. В конце дня соотносить эти мысли со своими целями и распределять в планировщике туда, где ты будешь это делать: в список дел на завтра, в план на неделю, в расписание на месяц, в годовой или в долгосрочный план, в список идей или вычеркивать!

Запомните: все на свете успеть невозможно. Да и не нужно. Нужно успеть только то, что приблизит вас к вашим целям.

Если сложно следовать заранее намеченным планам, постоянно появляются какие-то «обстоятельства» и уводят в сторону, как лучше это преодолеть и достичь поставленных целей?

Следует учитывать, что форс-мажор был, есть и будет. От него никуда не деться. Потому для того, чтобы он не ломал ваши планы, его нужно планировать! Специалисты по управлению временем проанализировали, что в нашей жизни порядка 20-25% событий предвидеть нельзя, потому этот временной зазор нужно вносить в свой план на день и ничего на него не планировать. Так, например, на 8-ми часовой рабочий день у вас в расписании должно быть 1,5 часа свободного времени на случай форс-мажора. Не одним промежутком, а в сумме в течение рабочего дня.

Посоветуйте три книги по планированию времени для активной работающей мамы

1. Мила Богуш-Данд и Анна Шкапа «Хроники Врёмы: как эффективно управлять временем на работе и в семье» - художественная книга о тайм-менеджменте, которую можно читать как взрослым, так и детям.

2. Светлана Гончарова: «Тайм-менеджмент для мам. 7 заповедей организованной мамы» - для женщин, искушенных темой тайм-менеджмента, может показаться, что эта книга не содержит  особых открытий, однако она ценна тем, что предоставляет системный подход и является очень практичной, можно сказать книгой-тренингом.

3. Джон и Карен Миллер «Правила счастливых семей» - не столько о тайм-менеджменте, сколько о способе мышления, об отношениях и нестандартных подходах, способных качественно изменить жизнь семьи.

Читайте также: 5 суперкниг о тайм-менеджменте

Юлия Бойко

Топовый тренер Студии управления временем BogushTime